福祉施設の入退室管理をデジタル化すべき5つの理由｜無断外出・事故防止に効果大

〜障害・児童・地域福祉で高まる“安全性と業務効率化”の課題〜

福祉施設では、利用者の安全確保と職員の業務負担軽減の両立が重要なテーマになっています。厚生労働省最新データのなかでも、福祉分野全体における大きな課題として「人材不足」「社員の業務負担が増加」「デジタル化の遅れ」「事故防止体制が弱い」が明確に挙げられました。

とくに、 障害福祉施設・児童福祉施設・地域福祉施設 では、利用者特性や支援内容が多様化しているため、従来の紙台帳や鍵管理だけでは安全性と効率の両方を守ることが難しくなっています。

福祉施設向け入退室管理システム

そこで注目されているのが 入退室管理システムの導入 です。本記事では、福祉施設が直面している課題と、入退室管理システムが果たす役割について詳しく解説します。

厚生労働省調べ【2 0 4 0年に向けた福祉サービスとの共通課題等に係る 現状と課題・論点について】

福祉施設が抱える課題

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① 人材不足による見守り負担の増大

障害・児童施設では、利用者の行動や支援ニーズが多様なため、「出入りの把握」「送迎管理」「外部者対応」など、職員の負担は年々増えています。

少ないスタッフでこれらをすべて管理するのはほぼ不可能であり、“業務の自動化”が急務 となっています。

入退室管理システムを導入すると、・通所時刻の自動記録・無断外出アラート・出入りログの自動保存が可能となり、職員の負担軽減に直結します。

② 無断外出・事故リスクへの対応

障害福祉では「突発的な外出」、児童福祉では「飛び出し」「門から離れる」などの危険が常に存在します。また、地域福祉施設では、相談者・利用者・地域住民の出入りが多く、誰が施設内にいるのか把握しづらいという課題もあります。

入退室管理システムは、“誰がどこをいつ通過したか” をリアルタイムで可視化 するため、事故防止に大きく貢献します。

③ 外部者の入館管理の必要性

児童福祉施設では特に、保護者・スタッフ・ボランティア・業者など、出入りの種類が多く、不審者対策・虐待防止の観点から強固な入館管理 が求められます。

顔認証システムやICカードを使うことで、「許可された人物のみ入室できる仕組み」が作れます。

④ アナログ管理の限界とデジタル化の遅れ

厚労省資料でも、福祉分野では“業務のデジタル化が遅れている”ことが課題として挙げられています。

紙台帳には以下のリスクがあります

• 記録漏れ・誤記載

• 紛失・破損

• 情報漏洩リスク

• 過去データの検索が困難

• 共有・引継ぎに時間がかかる

  
  

人が管理している以上、ミスは避けられません。

そこで、入退室管理システムを導入することで記録の精度向上・情報の安全管理・業務効率化 が一度に実現します。

入退室管理システムが必要な福祉施設

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便利な入退室システムは、福祉施設の形態に合わせて活用できます。さまざまな施設があるなかで、以下の施設はとく利用をおすすめします。

● 障害福祉施設

• 無断外出の防止

• 作業所・訓練室など複数エリアの管理

• 職員と利用者の動線を分ける必要性→ 安全強化 × 効率化の効果が大きい

● 児童福祉施設

• 出入りの多さ、入室許可の複雑さ

• 保護者との連携

• 虐待防止のための入館管理→ 顔認証やQR管理が最適

  
  

● 地域福祉施設

• 相談者や地域住民の出入りが混在

• 個人情報保護の必要性→ 来訪者管理のデジタル化が必須

ピース株式会社では、福祉施設向けの入退室管理をトータルでサポートしています。

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入退室管理システム導入のメリット

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● ① 利用者の安全性が大幅に向上

リアルタイムの出入り把握により、無断外出や事故を未然に防げます。

利用者の入退室の動きをリアルタイムで可視化できるため、「誰が・いつ・どこを通過したか」 を職員が瞬時に把握できます。

• 障害福祉 → 突発的な外出・徘徊の早期発見

• 児童福祉 → 児童の飛び出し・引き渡し時の混雑リスクの軽減

• 地域福祉 → 不特定多数の来館でも、館内の人数を即座に確認可能

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もし利用者が想定外の場所に移動した場合、アラート通知で職員のスマホに即時にお知らせ。事故を“起こらせない環境”を作れます。

● ② 記録業務の自動化で職員の負担が大幅軽減

通所記録、登降園、送迎時刻が自動で反映され、手書きの時間をゼロにできます。

通所記録、登降園、送迎時間など、これまで紙で書いていた作業がすべて自動化されます。

• 打刻漏れ・記録ミスがゼロに

• 職員間の申し送りがスムーズ

• 増える一方の「監査書類」の準備が楽になる

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特に放デイ・児発などは、登降園記録が請求業務に直結するため、自動化の効果は非常に大きいです。

● ③ 外部者の入館管理を強化

顔認証・ICカードを使えば、不審者侵入や情報漏洩のリスクを減らせます。

顔認証・ICカード・QRコードによる入館管理で、許可された人だけが施設に入れる仕組みになります。

• 児童施設 → 不審者の侵入防止、虐待防止の観点から必須

• 障害施設 → 業者・家族・ヘルパーの出入りが多いため権限管理が有効

• 地域福祉 → 相談者ごとの来館ログを残せるため、記録管理が楽に

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紙の名簿では不十分な時代だからこそ、“誰がいつ来たか”のログが自動で残る安心感は大きいです。

● ④ 情報管理の安心感が向上

すべてのデータがクラウドに保存され、紙と比べて圧倒的に安全。

クラウド保存により、紙にはない以下のメリットがあります：

• 紛失・破損のリスクがゼロ

• ログの改ざんが不可能

• 過去データをすぐ検索できる

• アクセス権限を職員ごとに設定できる（情報漏洩対策）

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福祉施設は 個人情報の宝庫 だからこそ、安全性の高いデータ管理が信頼性アップにつながります。

● ⑤ 家族・保護者にも安心を提供

通知機能やアプリ連携により、“施設の安全性”をアピールでき信頼度が上がります。

アプリ連携や通知機能により、

• 「到着しました」「帰宅しました」などの通知

• 緊急時の連絡

• 登退館の履歴共有

  
  

が自動で行えるため、保護者から「安心して預けられます」という声が増える仕組みが作れます。

入退室管理は、施設の“ブランド力”を高める武器にもなります。

入退室管理システムを選ぶポイント

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システムの導入前に確認しておくべきことは以下の点です。

• 顔認証対応（マスク・帽子OK）

福祉施設は風邪予防でマスク率が高いため、 AI認識精度の高さが必須です。

• 児童・障害者でも使いやすいUI

  ピクトグラム・大きなボタン・1タップ操作など、 利用者に合わせたデザインが理想。

• 職員・利用者・保護者・相談者で権限分け可能

「誰がどこに入れるか」を設定できると、外部者管理が一気にラクになります。

• 通所/登園システムとの連動

  福祉請求や記録ソフトとつながると、二度打ちが不要になり、業務効率化が最大化。

  
  

• クラウド管理・暗号化対応

  個人情報を扱う福祉では必須条件。 万が一の災害時にもデータを守れます。

  
  

• コストと運用のバランス

  運用しやすさ・サポート体制も重要な比較ポイント。

  
  

特に「使いやすさ」「認証精度」の2つは、福祉施設で最重要ポイントです。

まとめ

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福祉施設では、“安全性 × 業務効率 × 情報保護”のすべてが求められる時代になっています。

入退室管理システムは、障害福祉・児童福祉・地域福祉における課題を解決し、事故防止、無断外出対策、職員の負担軽減に大きく貢献します。

福祉分野のデジタル化が急速に進む今こそ、入退室管理システムの導入は“必要な投資” といえます。

福祉施設の入退室管理システムはピースロックにお任せください！

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ピース株式会社では、福祉施設向けの入退室管理をトータルでサポートしています。

施設の規模や利用者の特性に合わせ、最適なシステム選定から導入後の運用まで、一括サポートが可能です。

• 顔認証・ICカード対応の最新セキュリティ

• 通所・登園システムとの連携

• 予算に合わせた柔軟なプラン

• 現場目線の運用アドバイス

• 24時間サポート体制

  
  

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