オフィス向けの入退室管理システムの導入ポイントや選び方を解説！

オフィスに入退室管理システムの導入をおすすめする理由

オフィスには、資産や情報を守るためのセキュリティ対策が必須です。とくに人や情報が行き交うオフィスでは、人物の動きを簡単に把握できる入退室管理システムが役立ちます。

従業員数が多い場合、一人ひとりの状況を完全に把握するのは困難です。そのため、システムを活用した管理がお勧めです。入退室管理システムは、部外者の侵入や、内部からの情報漏洩防止などに効果的です。

誰が、いつ、どの場所を通ったか記録可能で、履歴をチェックできます。そのため比較的簡単にオフィスのセキュリティ対策が可能となります。また、オフィス内の入退室記録をチェックすると、使用中の部屋がどこなのか把握することも可能です。

オフィスに入退室管理システムを導入するメリット

オフィスでは、業務の簡略化やセキュリティ面からも導入することが増えてきた入退室管理システムですが、具体的にどういったメリットがあるのでしょうか？システム利用者の声をもとにメリットをまとめました。

セキュリティを強化できる

従来は、オフィス出入り口に人員を配置し社員証で本人確認を行うといった方法をとっている会社が多くありましたが、この方法だとミスや不正が起きないとは言えません。

暗証番号での認証も他者に知られてしまう可能性がありセキュリティレベルは低いでしょう。

その点、入退室管理システムを利用した本人確認は99.9%の精度があるため、部外者の入室を制御するとともに、いつ、だれが入ったのか入退室記録が残せるので何かあった際もすぐに確認ができ、セキュリティの面でも信頼性が高い点は大きなメリットとなります。

出退勤管理も行うことができ、業務効率が上がる

過去の入退室記録が確認できるため、勤怠管理としての活用もできます。

これにより、タイムカード打刻忘れや残業時間の管理などがスムーズにでき、従業員側も管理側にとっても業務効率があがる点は嬉しいメリットではないでしょうか。

セキュリティ対策を効率化しコストを抑えられる

入退室管理システムを設置することで管理人配置の必要が無くなり、人件費削減になるのはもちろん、

その他にも、登録者が入退室した後は自動でロックがされるため、従業員が鍵を閉め忘れてしまうといったケースも無くなります。また、地震などの非常時は自動でロック解除となるため、何かあった際も閉じ込められることはなく安心です。利便性とコスト削減、セキュリティ面からも入退室管理システムはおすすめです。

入退室管理システムをご検討中の方は、専門家のピース株式会社に一度ご相談下さい。

オフィスの規模や構造上設置が可能かどうか、費用はいくらくらいか？などどんな些細な事でもお待ちしております。

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オフィスに入退室管理システムを導入するデメリット

導入時にコストが掛かる

入退室管理システムといっても様々な認証方法がありますが、セキュリティレベルが高くなるほど最初にかかる導入費用は高くなります。建物によっては工事費用や初期費用が10万円～30万程度かかる場合が多いでしょう。法人契約では月額払いができる業者もあり、複数台付けることで割引が適応されることも。

また、機械のメンテナンスを行ってくれるのか、という点も業者選びの際確認しておきたいポイントです。

信頼できる業者をみつけ、導入費用やメンテナンス費用の確認をしっかりすることをお勧めします。

カードキーを忘れると入室できないリスクがある

カードキータイプの入退室管理システムの場合、カードキーが鍵の代わりとなるため、忘れてしまうと入室が出来なくなります。また、紛失した場合再発効までに時間がかかる場合もあるので、従業員数が多かったり紛失の可能性がある場合は生体認証や暗証番号タイプの入退室管理システムが良いでしょう。

利用開始までに時間がかかる可能性がある

入退室管理システムの設置を決めた後、機種の確保や工事日程の調整など含め最短で２週間～１カ月間は掛かる場合が多いようです。

オフィスに入退室管理システムを導入する際の選び方

暗証番号認証

暗証番号認証では番号を入力することで鍵が開錠します。番号を共有していれば鍵がなくても誰でも入室可能です。アルバイトなどを多く抱えるお店などに使われることが多いです。しかし逆に番号を知っていれば関係者以外でも入室することができてしまうため比較的セキュリティ性の低い環境に選ばれます。原則入退室者ログ（履歴）は残りません。