シーンに応じた入退室管理システムの選び方。災害時の安全確保、情報漏えい対策など

近年では、オフィスや工場など建物の入退室を管理することができる「入退室管理システム」は防犯対策や入退室の効率化をはじめ、広い用途で活用されています。業種や企業規模別に重視したい入退室管理システムの機能や設備、他システムとの連携方法は異なります。そのため、本記事では企業が直面するシーン別に必要な入退室管理システムについての解説をしています。どんなケースでどのような機能や活用方法が有効なのか、自社の課題と照らし合わせながら選び方の参考にしてください。

【シーン１】不正な侵入があった

下記では自社の出入り口から部外者が不正な侵入をしてきた、あるいは侵入の疑われる事態が発生したシーンに対応できる入退室管理システムのタイプや機能を解説いたします。

1.部外者の不法侵入を防止する

以下のような課題を抱える場合は、入退室管理システムによるオフィスへの入室制限機能が有効です。

アポイントメントを取っていない訪問営業、不審人物などがオフィスに立ち入るのを防ぎたい
大企業のように警備員を複数人雇ったり防犯カメラで監視をする費用がない

生体認証、ICカードや暗号入力方式でオフィスの出入口の入退室をシステムで管理するため、あらかじめシステムに登録されていない人物や暗証番号を知らない部外者の入室を許可しない管理体制が可能となります。また、警備員配置をしている場合も警備員自体が襲われたり、内部犯行が発生した事例もあるので、【入退室管理システム】の機械を導入することでそれらの予防にもつながるのです。

また、オフィスが比較的小規模な中小企業の場合でも、出入口に後付けで設置できるタイプの入退室管理システムであれば、警備員を常時雇うよりもかなり低コストで確実な入退室管理が可能です。

2.不法侵入が疑われる場合の対応

入室制限よりさらに強固なセキュリティ対策をしたい場合は、不法侵入が疑われる事態を早期に察知できる機能が必要となります。出入口の目視確認や入退室管理システムを利用した入退室管理を行っていたとしても、ドアや鍵を壊して強引に建物の中に入るなど、不法侵入が疑われる異常に気付けなければ、「強固なセキュリティ対策」とは言えません。ネットワークを利用し、入退室をリアルタイムコントロールするタイプの入退室管理システムであれば、「こじ開け」「施錠異常」「開放超過」などの異常状態をすぐに検出しアラートを出し、システムの管理会社などに即時に伝え不法侵入を防ぐことができます。

【シーン２】情報・資産漏えい予防をしたい

2015年に行われた個人情報保護法改正により、個人情報を保有する全ての事業所で「物理的安全管理措置」の対策を講じるよう義務付けがされました。物理的安全管理措置を取るため「1.入退室管理の実施」、「2.盗難等に対する対策」、「3.機器・装置の物理的な保護」が必要になります。個人情報保護における入退室管理システムの具体的な役割について解説いたします。

1.入退室管理で社内外含めた情報漏えいを防ぐ

入退室管理システムの活用で、社外の侵入者だけでなく、内部の人間による情報漏えい防止対策が可能となります。具体的に入退室管理システムの以下の機能や設定を活用します。

外部からの情報漏えい対策	・出入り口の入室規制をすることにより、外部　　　の侵入者の入室を防止する
内部からの情報持ち出し防止対策	・所属や社員やアルバイトなどの雇用形態によって、入室可否を分類する入室規制の機能で、セキュリティレベルの高いエリアに入れるスタッフを制限する・決められたルートで入口を通過しないと入退室を拒否する設定（入室経路チェック）を導入する

2.セキュリティやプライバシー上の管理が必要である場所向けの対策

一般エリアよりもセキュリティ上重要な重要・機密資料の保管室やサーバー室、薬品や危険物の保管室や、プライバシー上の管理が必要であるロッカー更衣室などは、エリアごとにセキュリティレベルを上げた入退室管理で対応します。

セキュリティレベルに応じた、またはプライバシー上必要な入室制限の例とは

通用口よりセキュリティレベルを高めるため、特定エリアの入室には暗証番号入力を用いる
特にセキュリティ上重要なエリアの扉には、一定の役職者以上が持つICカードでないと入室できないよう設定しておく
セキュリティレベルの高いエリアは顔や指紋の生体認証でなければ入室できない設定にする
更衣室やロッカールームはICカードで男女別の入室規制ができるように設定する

3.不特定多数の人が出入りをする場所向けの対策

不特定多数の従業員や外部の人間が出入りする場所の出入り口向けの対策としましては、入退室管理システムで「入退室ログ」を取っておくことが有効です。仮に情報漏えいが起きてしまった、あるいは漏えいが疑われる事態が発生した際に、「誰が、いつ、どの経路で」情報の持ち出しを行ったのかの特定が可能となります。また、従業員に対し入退室ログが残されていると周知することで、内部からの情報漏えいの抑止効果もあります。

【シーン３】物理的な不正アクセスを防止したい

ネットワーク上の不正アクセスとは異なり、不正な手段で会社内に入室し物理的に個人情報や機密情報を持ち出すといったケースも増加しています。不正な入室手段として、主に以下の方法が挙げられます。

共連れ
なりすまし
ICカードなどの認証媒体の複製

入退室管理システムの活用や各種システムの連携などにより、なりすましやICカードの複製では容易に入室ができない管理体制を整備することも可能です。

１. 共連れ対策をしたい

共連れとは、部外者が入室権限のある人の後ろへついて建物の中などに一緒に出入りしたり、権限のある者に頼んで出入りしたりすることです。入室記録が履歴に残らないため、共連れで入った人物の特定は通常困難となります。共連れ防止対策のためには、具体的に以下の入退室管理システムの設備や機能を活用します。

共連れを防ぐ機能、設備

①セキュリティゲートを設置する	通行者に専用エリアと共用エリアととの物理的分離意識を持たせ、ICカードの認証で1人ずつしか通過ができないよう物理的に制限する
②入室記録がない者の退出を制限する	該当のICカードで入室時の認証記録がないと、退出時にドアが開かない設定をすることで、他人のカードで共連れ入室した場合退出することができなくなる
③監視カメラをプラスして導入する	共連れを監視カメラで記録する。AIカメラの画像解析で通過人数を自動検出し、共連れがあった場合はアラートを出すようにする

2. なりすまし入室の対策をしたい

なりすましとは、ICカードなどの認証媒体を貸し借りし、従業員に成りすまして権限のない場所へ自由に出入りする行為です。例えば、通用口以外に入室権限を与えられていない来訪者が、社内の人物からセキュリティレベルの高いエリアに入室ができる社員証を借り、情報を持ち出してしまうといった不正行為が考えられます。なりすまし入室を防止するためには、顔認証や指紋認証などの生体認証で入退室管理を行うのが有効です。すべてのエリアで生体認証を採用するのではなく、セキュリティレベルを高めたいエリアには生体認証での入室を基本とする、といった導入方法が現実的です。

3. 認証媒体の複製による入室を防止したい

カード認証での入退室を行う場合、磁気カードや暗号化無しQRコードを読み取るタイプだと、複製が技術的に容易となるため、一度貸し出したカードが社外で不正に複製されたのち、敷地内に侵入されるといったケースがあります。一方、同じカード認証でも世界的に普及している「マイフェアカード」や交通系カード、また、電子マネーカードとして日本国内で普及している「フェリカカード」などのICカードは技術的に複製が難しいのが特徴です。カードの複製を防いだうえ、より高いレベルのセキュリティ対策をするには、なりすましの防止と同じく、顔認証や指紋認証などの生体認証での入退室管理を導入するのがお勧めです。

カード認証と生体認証

認証方法	技術	セキュリティレベル
・磁気カード・暗号化無しのQRコードを読み取るカード	複製が容易	低
ICカード（マイフェアカードやフェリカカードなど）	複製が難しい	中～高
生体認証	複製不可	高

【シーン４】防犯対策の強化が必要

入退室管理システムを活用することで、万が一不審者が従業員を脅迫し社内に侵入した時や、カードを奪い取り不審者が入室した際の防犯対策の強化も可能となります。ケースごとに必要な機能についてご紹介します。

1.脅迫されて入室をした時アラート通知する

不法侵入者への対策に加え、トラブルにも対応できる機能のある機種を設置した場合、暗証番号や指紋認証などで非常時であることを知らせる入退室管理システムの機能を活用しましょう。例えば、不審者に脅迫され従業員が入室をした場合、事前に設定しておいた特定の暗証番号を入力するとソフトウェアに「脅迫されて解錠した」ことをアラーム通知する入退室管理システムの機能もあります。また、指紋認証の入室管理システムの場合、機種によっては「脅迫されて入室した」と示す指を予め指定できる機能を備えている場合もあります。事前に非常時の設定が可能かどうかを確認しておきましょう。

2.AIカメラと入退室システムの連動で脅迫があったかする

ネットワークカメラと入退室管理システムを連動させることにより防犯対策が強化できます。

カメラとの連動で、不審な入室や、脅されたり、カードを奪われたりした場合の入室を映像で特定することができます。遠隔地から監視している監視員がリアルタイムで状況の特定ができれば、そのまま通報をし、事後に脅迫による入室があったと判明した場合

はカメラの映像から犯人の特定につながります。万が一、事件となった際も警察にカメラ映像を証拠として提出することができるため早期解決がしやすくなります。

【シーン５】BCP対策に活用したい

災害時発生時の対応としては、企業は資産の保護と従業員の保護、また、短時間での現状復帰に加え、企業運営の継続が求められます。この非常時における避難経路確保や、安全確認、建物の中の残留者把握などがBCP対策の一環としての入退室管理システムの利用によりスムーズに行えます。

1.異常発生の際は指定のドアを緊急解錠

異常発生時には管理室から指定のドアを緊急解錠をし、建物内の従業員を避難させる対策も入退室管理システムの活用で可能となります。火災報知器と入退室管理システムをあらかじめ連携させておくことで、早期に異常を察知し管理室に通知してドアを緊急解錠することができます。これにより、ドアが施錠されていて従業員が建物の中に取り残されてしまった、といった事態を防止することが可能となります。

2.災害発生時の在席管理

入退室管理システムは災害時の企業が対応を求められる在席管理にも極めて有効です。企業は通常時、非常時問わず従業員や自社の資産の安全を保証する義務があり、とくに、災害発生時は従業員の安全確保は最優先で行うことが重要となりなす。地震や火災によってオフィスビルが倒壊したり、製造現場で有害物質が漏れ出すなどの事態が起きた場合には、いち早く現場の従業員の安否を確認しなければなりません。

従業員数が多いほど、確認作業は難航しやすくかなりの労力を要します。この際に、入退室管理システムを活用することで、当日敷地内に出入りした人や車両の履歴などから「すでに避難をした人、まだ敷地内に残留している人」のリストをすぐに作成することができます。また、点呼で確認が取れない人がいた場合、入退室の通行履歴からどこに取り残されているか辿ることで早期の発見にもつながります。入退室管理システムで作成した「避難者・残留者リスト」をもとに、事前に防災訓練でも避難指示や残留者の把握、救出のための想定をしておくことで、災害時における被害の最小化へとつながります。

まとめ

入退室管理システムの導入により、部外者が勝手に入室することを防止をしたり、特定の部屋への出入りの記録を厳密に取る、入退室の効率化などが可能となります。入退室管理システムによる入室制限や入退室ログ取得の機能により、情報漏えい対策や不正侵入防止、防犯対策に加え、災害発生を想定したBCP対策に組み込むことも可能です。想定するシーンに対応した入退室管理ソリューションが揃っている製品を採用することで、企業に降りかかるさまざまな問題に未然に対応でき、セキュリティ対策をはじめとするリスク管理が促進できます。これまで見て来たように、入退室管理システムは入退室に「便利なツール」というだけでなく、企業の資産・情報・価値を守ることができる重要な仕組みです。システム活用により、資産・価値・情報を守る姿勢を従業員や訪問者へ明確に見せることで、セキュリティ対策を行う必要性の啓蒙に役立ち、万が一にも従業員が内部不正を引き起こすことがないような環境を実現します。顧客や取引先、従業員自身を守るためにも自社にとって必要な入退室管理システムの導入をおすすめします。